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PROCÉDURES RELATIVES
AUX PLAINTES ET AUX PRÉOCCUPATIONS CONCERNANT LA COMPTABILITÉ,
LES CONTRÔLES COMPTABLES INTERNES, LA VÉRIFICATION ET D’AUTRES
QUESTIONS
I. INTERPRÉTATION 1
Dans les présentes :
- « entreprises » désigne la Société (définie
ci-dessous) et toutes ses filiales, sans égard au fait que l’une
ou l’autre de celles ci soit cotée ou non en bourse, ainsi
que toute coentreprise à laquelle participe la Société ou
l’une de ses filiales et tout consortium auquel participe la Société ou
l’une de ses filiales, et « entreprise » désigne
tant la Société que l’une de ses filiales ou l’une
desdites coentreprises ou l’un desdits consortiums;
- « exercer des représailles » contre une personne désigne
le fait de la congédier, de la rétrograder, de réduire
sa rémunération, de la suspendre ou de la harceler, de la muter à un
poste ou dans un endroit non désirable ou d’exercer une autre
forme de discrimination à son endroit ou de menacer de le faire, et « représailles » désigne
tout acte de ce genre;
- « fait à signaler » désigne :
- (a) toute préoccupation
ou plainte au sujet de la comptabilité,
des contrôles comptables internes ou de la vérification
d’une
entreprise;
- (b) un indice pouvant indiquer qu’une activité d’un
salarié,
d’un administrateur ou d’un dirigeant d’une entreprise
pourrait constituer i) une fraude; ii) une violation des lois applicables
et/ou iii) un détournement de biens d’une entreprise;
- « informateur » désigne une personne qui communique un
fait à signaler conformément aux présentes procédures
et toute personne fournissant de l’information dans le cadre de l’enquête
portant sur un fait à signaler;
- « rapport » désigne la communication d’un fait à signaler
(défini ci dessus) ou de toute information portant sur un fait à signaler;
- « salarié » désigne tout salarié régulier,
temporaire, occasionnel et contractuel de la Société ou d’une
de ses filiales; et
- « Société » désigne Groupe SNC-Lavalin
inc.
II. OBJECTIF, PORTÉE, APPLICATION ET ADMINISTRATION
Conformément à l’engagement de la Société et
de ses filiales de maintenir des normes d’éthique élevées
dans le cadre de leurs pratiques commerciales, le comité de vérification
de la Société a établi des procédures concernant
:
- (a) la réception, la conservation et le traitement des plaintes
soumises à la
Société ou à l’une de ses filiales par toute
personne, sous le couvert de l’anonymat ou ouvertement, au sujet
de la comptabilité,
des contrôles comptables internes ou de la vérification
des entreprises; et
- (b) l’envoi confidentiel, sous le couvert de
l’anonymat, par
les salariés de préoccupations touchant des points discutables
en matière de comptabilité ou de vérification.
Les présentes procédures s’appliquent à la Société et à toutes
ses filiales. Une filiale de la Société dont les titres sont
cotés en bourse peut adopter des procédures qui lui sont propres
quant au traitement des plaintes portant sur des questions de comptabilité ou
de vérification afin de compléter les présentes; toutefois,
ces procédures doivent être conformes aux exigences minimales
des normes et des procédures énoncées dans les présentes.
Le comité de vérification de la Société assume
l’entière responsabilité de l’administration des
présentes procédures. Sous la direction du comité de
vérification de la Société, le vice président,
Affaires juridiques de la Société a la responsabilité d’appliquer
les présentes procédures et de veiller à ce qu’elles
soient observées par la Société et ses filiales.
III. COMMUNICATION DES PROCÉDURES
Tous les administrateurs, dirigeants et salariés de la Société et
de ses filiales recevront un exemplaire des présentes procédures,
qui seront également affichées sur le site Web et le site intranet
de la Société et de ses filiales.
IV. PROTECTION DES INFORMATEURS ET CONFIDENTIALITÉ
Aucune communication faite par un informateur, agissant de bonne foi, d’un
fait à signaler ou d’une information dans le cadre de l’enquête
portant sur un fait à signaler n’entraînera de représailles
contre l’informateur.
Toute mesure de représailles prise contre un informateur sera considérée
comme une violation grave des présentes procédures. Des mesures
disciplinaires d’un degré variable de sévérité,
pouvant aller jusqu’au congédiement sans préavis, peuvent être
prises à l’égard de toute personne dont il a été établi
qu’elle a exercé des représailles contre un informateur.
La Société et ses filiales se sont engagées à maintenir
des procédures permettant la communication confidentielle, sous le
couvert de l’anonymat, d’un fait à signaler. L’identité d’un
informateur demeurera confidentielle en tout temps, sauf comme il est expressément
permis par l’informateur ou requis par les lois applicables. Les renseignements
anonymes et confidentiels relatifs à un rapport ainsi que toute information
portant sur les présentes procédures, un fait à signaler
ou un rapport ne seront communiqués qu’aux personnes qui ont
besoin d’en prendre connaissance, et ce, seulement dans la mesure où ces
renseignements leur sont nécessaires pour enquêter adéquatement
sur le fait à signaler, conformément aux présentes procédures.
Le service des ressources humaines ne consignera dans ses dossiers aucune
mention du rapport soumis par l’informateur qui est un salarié.
Cette information sera plutôt conservée dans un dossier distinct
et confidentiel pendant une période d’au moins trois (3) ans.
V. COMMUNICATION D’UN RAPPORT
Un rapport devrait, dans la mesure du possible, fournir de l’information
suffisante, précise et pertinente (concernant les dates, lieux, personnes
impliquées, témoins et montants concernés) concernant
le fait à déclarer.
A. EN PERSONNE OU PAR ÉCRIT
Le salarié est prié de communiquer un fait à signaler
en personne ou par écrit à son supérieur immédiat.
Cependant, si ce mode de communication ne convient pas dans les circonstances
ou n’assure pas un degré de confidentialité suffisant
de l’avis du salarié, ou si le salarié préfère
agir autrement, le fait à signaler doit être communiqué au
vice président, Affaires juridiques de la Société.
Le membre du public est prié de communiquer un fait à signaler
en personne ou par écrit au vice président, Affaires juridiques
de la Société, Groupe SNC Lavalin inc., 455, boulevard René-Lévesque
Ouest, Montréal (Québec) Canada H2Z 1Z3.
B. PAR TÉLÉPHONE
Au Canada ou aux États-Unis, pour communiquer un fait à signaler
par téléphone relativement à toute entreprise, un salarié ou
un membre du public peut appeler sans frais la ligne de signalement de la
Société, au numéro 1-866-303-6552 (cette ligne ne permet
pas d’identifier l’appelant ni de le rappeler). Si l’informateur
ne désire pas laisser de message concernant la teneur de son rapport
mais qu’il préfère s’identifier, il peut indiquer
son nom ainsi que toutes les coordonnées permettant de le joindre.
C. PAR VOIE ÉLECTRONIQUE
Pour communiquer un rapport par voie électronique, le salarié ou
le membre du public peut utiliser l’adresse Web de la Société dédiée
au signalement, à : www.snclavalin.com/juridique
VI. TRAITEMENT D’UN RAPPORT
Le salarié qui reçoit un rapport doit, sans égard à l’importance
de ce rapport, le soumettre sans délai au vice président, Affaires
juridiques de la Société.
Sur réception d’un rapport, le vice président, Affaires
juridiques de la Société doit :
- informer le chef de la direction de la Société de la teneur
du rapport (si le fait à signaler n’implique pas celui ci)
ou informer le président du conseil de la Société de
la teneur du rapport (si le fait à signaler implique le chef de
la direction de la Société);
- examiner et évaluer la gravité du fait à signaler
et mener une enquête à cet égard au besoin; et
- si le fait à signaler implique le vice président, Affaires
juridiques de la Société, le fait à signaler doit
alors être
rapporté au chef des affaires financières de la Société.
Les enquêtes portant sur un fait à signaler seront menées
dès qu’il sera raisonnablement possible de le faire, compte
tenu de la nature et de la complexité du fait à signaler et
des questions soulevées dans le rapport. Le vice président,
Affaires juridiques de la Société fera le suivi de l’évolution
de l’enquête auprès de l’informateur, au besoin
et quand cela est possible.
Une fois par trimestre ou sur demande du comité de vérification
de la Société, le vice président, Affaires juridiques
présente un sommaire au comité de vérification indiquant
le nombre et la nature de tous les rapports reçus au cours du trimestre
précédent et décrivant le traitement de ceux ci, les
résultats de l’enquête et les mesures correctives apportées.
VII. PERSONNES RESSOURCES
Le salarié ou le membre du public qui a des questions concernant
l’application générale des présentes procédures,
un rapport ou un fait à signaler est prié d’appeler sans
frais la ligne de signalement de la Société, au numéro
1-866-303-6552 (cette ligne ne permet pas d’identifier l’appelant
ni de le rappeler) ou de communiquer avec l’une des personnes suivantes
:
- la vice présidente,
Ressources humaines d’entreprise de
la Société,
Mme Diane Nyisztor
(tél. (514) 393-1000,
poste 2064; téléc. (514) 393-3235; courriel : diane.nyisztor@snclavalin.com);
- le vice président,
Affaires juridiques de la Société,
M. Réjean Goulet
(tél. (514) 393-1000, poste 2665; téléc.
(514) 866-5057; courriel : rejean.goulet@snclavalin.com); et
- le vice président directeur
et chef des affaires financières
de la Société,
M. Gilles Laramée
(tél. (514)
393-1000, poste 2055; téléc. (514) 395-2486; courriel :
gilles.laramee@snclavalin.com).
(1) Dans les présentes, lorsque
le contexte l’exige, le masculin comprend le féminin.
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